Bài giảng về Kỹ năng điều hành một cuộc họp
Tại sao phải có người vận hành cuộc họp? Chức năng của cuộc họp là gì? Có những kiểu họp gì? Cần chuẩn bị gì có một cuộc họp chất lượng và hiệu quả... là những vấn đề là nhà quản lí luôn luôn phải nắm rõ bởi kết quả của mỗi cuộc họp ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. Tham khảo ngay "Bài giảng về Kỹ năng điều hành một cuộc họp" để trang bị thêm và hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể học thêm nhiều kỹ năng khác mà nhà quản lí cần có từ Bộ tài liệu Hướng dẫn Đào Tạo nội bộ Doanh nghiệp mà TaiLieu.VN đã sưu tầm và tổng hợp. Mời các bạn ghé xem.
ÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP
NH
Noäi dung chính
No dung ch
Taïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp?
Ta nh
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Ca
Caùc kieåu hoïp
Ca
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chua
Ñònh nghóa muïc tieâu
Con ngöôøi
Con
Baøi thuyeát trình
Ba
Chuû toïa
Chu
Ñieàu haønh cuoäc hoïp
nh
Thôøi gian trình baøy
Thô
Keát thuùc cuoäc hoïp
Ke
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
Ta nh
Caùc cuoäc hoïp laø laõng Caùc giaûi phaùp cho caùc
Ca Ca
vöôùng maéc trong theá giôùi
ng
phí thôøi gian quyù baùu
thöïc ñöôïc tìm thaáy xuyeân
vaø tieàn. qua cuoäc hoïp vaø thaûo luaän
nhoùm
Moät cuoäc hoïp vaãn toát hôn laø
Mo
ñieän thoaïi, maùy fax, hoäi
Caùc cuoäc hoïp laø ñaày
Ca
nghò baèng video, maùy vi
ng
daãy caùc vaán ñeà, tranh tính, caùc saûn phaåm khaùc cuûa
caõi, maâu thuaån vaø neáu coâng ngheä thoâng tin hoaëc
coù chæ laø moät ít söï ñoàng
ng caùc caù nhaân laøm vieäc moät
thuaän vaø giaûi phaùp. mình
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
Ta nh
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì
Nh
đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ
chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức
để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của
mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu
kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ
bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một
công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng
thời gian
h
kin ø C o ân
ùc, ù,va g
thö gia n ñvoùn ieäc
eán aùnh g daâ
go taäp t
õ ki g
s e öï ñ oán
ca heå
ùp
ia äm , s àn th
nv
Ch ù ha aø sö
e
hie uy gian
ng aùc tr ï
ân
c
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Ra caùc quyeát ñònh quyeát
Söï hình thaønh nhoùm
ñoaùn vaø cam keát
v
Ñö aø nh nho
o
ùc
aáu tín ùm/ c ùm
hñ h cu oâng
an
Tr ûa laõn vieäc
h ña
ïo
Ca
Caùc kieåu hoïp
Ca
Hoäi nghò
Ho
Hoäi ñoàng
Ho ng
Uûy ban
Thöôøng xuyeân
Th ng
Ñieàu ñình, thoûa thuaän
Ñoäng vieân
ng
Ra quyeát ñònh
Ra
Haøng ngaøy
Ha ng
Haøng tuaàn hoaëc haøng thaùng
Ha ng ng ng
Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeânhoaëc keá hoaïch ñaëc bieät
Ba ng ng ch
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chua
“Caùc quan heä maät thieát gì ñeå naém chaéc vaø naém vöõng cuoäc hoïp
....”
“Sau khi hoïp xong, coù baát kyø tieâu chuaån naøo hoaëc cô cheá ñeå
co
xaùc ñònh coù hay chaêng cuoäc hoïp laø thaønh khoâng hoaëc thaát baïi...”
hay chaê nh
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chua
Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi.
Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt
được điều gì thông qua cuộc họp.
Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể
sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ
chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp
vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc
điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ
hiệu quả hõn rất nhiều.
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chua
Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo
luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ
mình muốn đạt được điều gì thông qua những
thảo luận này.
Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người
tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế
hoạch công việc cho phù hợp.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết
Tuyên
thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch
một cách sáng suốt!
Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
Lên danh sách những người tham dự và khách
Lên
mời.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và
Th
những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những
người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan
mà họ cần mang tới cuộc họp.
Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách
Chu
có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng
chung của cuộc họp.
Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên
Phân
bản cuộc họp)
Những ai đã có mặt.
Nh
Những vấn đề nào cần được thảo luận.
Nh
Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
Nh
Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên
Nh
danh sách các tập thể và các thành viên bên
ngoài.
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
Ng
Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.
Nh
Ñònh nghóa muïc tieâu
Cung caáp thoâng tin - Caùi gì
Cung
Deå hieåu
aøo
Ta
Coù caáu truùc- nguyeân
Co
eá n
ïi
sao
thuûy
Th
Caùc traùch nhieäm thi
Ca ch
haønh
nh
Ô
Ûñ
Boä khung phaùp lyù
Bo
Ai
aâu
Khi naøo
Con ngöôøi
ng
Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.
To
Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc
Ke ch
thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.
nh
Vaên kieän
Vaê
Taøi lieäu quan troïng nhaát trong moät cuoäc hoïp laø
Ta ng
chöông trình nghò söï vì vaäy haõy chuaån bò noù thaät caån
thaän.
Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng tin, caùi
Phaâ ng
naøo cho thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho quyeát ñònh ñeå
maø söï quan troïng vaø thôøi gian ñaõ ñöôïc yeâu caàu, coù
ng
theå ñöôïc tieán haønh treân moãi loaïi
nh
Chuû toïa
Chu
Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù nhaán
Ba ng ng
maïnh vaøo ñieàu ñoù khi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp
nh nh
Laéng nghe, vaø khoâng noùi maõi cho ñeán khi naøo baïn
La ng
thaáy laø caàn thieát.
Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùm ñeå ñi ñeán moät keát
Vai
luaän toát nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong moät caùchch
coù hieäu quaû nhaát vaø daãn ñeán moät quyeát ñònh chaáp
nhaän ñöôïc hoaëc moät quyeát ñònh maø ñöôïc hieåu vaø
ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña soá.
Bắt đầu cuộc họp
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả
Truy
những người tham dự cuộc họp.
Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc
họp mà bạn mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn):
Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
Khi
Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
Mong
Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
Nh
Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiiến,
Hãy k
nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người
nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện
đó.
Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ư kiiến then
k
chốt.
Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình,
bảo vệ những ư tưởng mới.
Sử dụng những “kỹ năng động não”
(brainstorming techniques).
Ghi lại những ư tưởng và lưu ư trên một biểu đồ
Ghi trên
minh hoạ:
Dẫn dắt cuộc họp
Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các
điểm them chốt.
Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng
trên một biểu đồ.
Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể
Đă
dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới
người thư kư ghi chép để sau đó đưa chúng vào
biên bản cuộc họp.
Dẫn dắt cuộc họp
Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp
Đư
ư kiiến của mọi người.
k
Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không
phải vào những con người.
Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc
họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được
phân công một cách cụ thể.
Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình.
Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm
cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để
được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập
tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham
dự cuộc họp đang đi lệch hướng
